Automatiseringen

Gemaakt door Timo van Veen, Gewijzigd op Vr, 15 Nov om 4:29 PM op Daniël Rutten

INHOUDSOPGAVE

Wat zijn automatiseringen?
Triggers
Acties

Wat zijn automatiseringen?

Het voordeel van een goed ingericht gedigitaliseerd zaakproces is dat alle herhaaldelijke en voorspelbare stappen kunnen worden geautomatiseerd. Iedere keer dat er een handeling plaatsvind naar aanleiding van een voorspelbare digitale trigger, waarvan bekend is wat het gevolg moet zijn, kan deze handeling ook door het systeem zelf worden uitgevoerd. Dit artikel laat zien hoe je dit kunt inrichten en wat de mogelijkheden zijn.

Om te beginnen is het goed om te weten dat een automatisering uit 3 onderdelen kan bestaan, waarvan één onderdeel optioneel is. (1.) Ieder automatisering begint met een zogenaamde trigger. (2.) automatiseringen kunnen aan de hand van verdere condities wel of niet op het moment van de trigger afgaan. (3.) Iedere automatisering bevat acties die (automatisch) gebeuren; dat waar je de automatisering voor bedoelt.

Ieder automatisering begint met een zogenaamde trigger. Een digitale gebeurtenis in het zaaksysteem welke, iedere keer wanneer deze plaatsvind, aanleiding kán zijn voor de automatisering. Op dit moment zijn de volgende gebeurtenissen mogelijk om in te stellen als trigger, een verklaring van iedere trigger volgt later in dit artikel:

Bericht geplaatst
Betrokkene toegevoegd
Betrokkene verwijderd
Document toegevoegd
Document verwijderd
Moment
Nieuwe zaak
Status wijzigt
Taak afgerond
Taak onafgerond
Taak toegevoegd
Taak verwijderd
Transactie wijzigt
Veld wijzigt
Volgende mijlpaal wijzigt

Nadat een van deze triggers plaatsvind kan een automatisering nog kijken naar een aantal in te stellen condities. Dit zijn extra voorwaarden waaraan voldaan moet worden om de acties, die de automatisering automatisch aftrapt, uit te voeren. Deze condities zijn optioneel en kunnen kijken naar de waarden van zaakgegevens, gegevens van betrokkenen en/of actiehouders, gegevens van ontvangen of verstuurde berichten, documenten en gegevens omtrent de statussen en het procesverloop van de zaak. De meeste condities kunnen tot in detail kijken naar ingevulde gegevens.

Wanneer de aspecten van de zaak, die je in de condities nagaat, zo blijken te zijn dat ze overeenkomen met de situatie waarin je wil dat bepaalde acties worden uitgevoerd, gaat de automatisering af. De acties waaruit gekozen kan worden zijn de volgende: (ook deze acties worden verder in het artikel in meer detail verklaard)

Het menu waarin je de automatiseringen instelt, ziet er als volgt uit:

Triggers

In het volgende gedeelte wordt met het "afgaan" van een automatisering bedoeld dat de condities worden nagegaan. NIET dat de acties per se worden uitgevoerd, want het kan ook zijn dat de automatisering afgaat en het systeem constateert dat de er niet aan de condities wordt voldaan.

Bericht geplaatst

Wanneer er in de communicatie feed van een zaak een bericht wordt geplaatst, gaat de automatisering af.

Betrokkene toegevoegd

Wanneer een persoon of bedrijf als betrokkene aan de zaak wordt toegevoegd in het betrokkenenscherm van de zaak, gaat de automatisering af.

Betrokkene verwijderd

Wanneer een persoon of bedrijf als betrokkene uit de zaak wordt verwijderd in het betrokkenenscherm van de zaak, gaat de automatisering af.

Document toegevoegd

Wanneer er een document wordt toegevoegd aan de zaak in het documentenscherm van de zaak, gaat de automatisering af.

Document verwijderd

Wanneer er een document wordt verwijder uit de zaak in het documentenscherm van de zaak, gaat de automatisering af.

Moment

Wanneer er een bepaald moment in het zaakproces aanbreekt, gaat de automatisering af.

OF Wanneer er een bepaald moment aanbreekt zoveel tijd na of voor dit moment in het zaakproces, gaat de automatisering af. .

Nieuwe zaak

Wanneer een zaak net nieuw is aangemaakt, gaat de automatisering af.

Status wijzigt

Wanneer de status van een zaak wijzigt, gaat de automatisering af.

Taak afgerond

Wanneer een taak wordt afgerond, gaat de automatisering af.

Taak onafgerond

Wanneer een taak van afgerond naar onafgerond wordt gezet gaat de automatisering af.

Taak toegevoegd

Wanneer een taak wordt toegevoegd, gaat de automatisering af.

Taak verwijderd

Wanneer een taak wordt verwijderd, gaat de automatisering af.

Transactie wijzigt

Wanneer er een transactie gedaan is en deze slaagt, gaat de automatisering af.

Veld wijzigt

Wanneer de waarde in een informatieveld wijzigt, gaat de automatisering af.

Volgende mijlpaal wijzigt

Wanneer de volgende mijlpaal wijzigt, gaat de automatisering af.

Acties

Automatisch een e-mail versturen

Verstuurt een mail op basis van een sjabloon eventueel met bijlagen naar een betrokkene op basis van de hierover ingevulde gegevens in de zaak.

Verstuur een melding

Verstuurt een melding op basis van een sjabloon naar een betrokkene/actiehouder van een zaak.

Vul een veld

Vult een ingevuld of leeg informatieveld met vooraf bepaalde data / tekst.

Leeg veld

leegt een aangewezen informatieveld.

Wijzig CRM entiteit veld

Vult een reeks aan lege of ingevulde CRM - informatievelden met vooraf bepaalde data, vaststaand in de automatisering of op basis van ingevulde informatievelden in de zaak.

Wanneer er "Constant" gekozen wordt kan er in de automatisering een vaste / "constante" waarde worden ingevuld waarmee het veld gevuld wordt. Wanneer er zaak- of systeemveld wordt gekozen wordt het veld gevuld met wat er in het gekozen zaak- of systeemveld staat. Wanneer er "Leeg" gekozen wordt, wordt het veld geleegd. LET OP: wanneer je een veld in de entiteit onveranderd wilt laten door de automatisering dan laat je bij dat veld "Constant" staan en vul je niets in het veld in, dan blijft de oorspronkelijk aanwezige waarde onveranderd.

Datalijst item aanmaken

Maakt een rij in een datalijst in aan met alle verplichte aspecten van het informatieobject, op basis van ingevulde informatievelden in de zaak.

Datalijst item aanpassen

wijzigt bepaalde velden in een datalijst rij / item met nieuwe informatie, vaak op basis van nieuw ingevulde informatievelden van de zaak.

Datalijst items aanmaken

Maakt meerdere items / rijen in een datalijst tegelijkertijd aan.

Datalijst items aanpassen

Wijzigt meerdere items / rijen in een datalijst tegelijkertijd.

Selectielijstklasse toepassen

Past een vooraf bepaalde selectielijstklasse toe op een zaak of een document binnen een zaak of een deelzaak van een zaak of al deze dingen tegelijk.

Zaak verlengen

Verlengt de doorlooptijd van een zaak.

Deelzaak aanmaken

Maakt een nieuwe deelzaak aan.

Hoofdzaak aanmaken

Maakt een nieuwe zaak aan.

Takenlijst toevoegen

Voegt een vooraf bepaalde takenlijst toe aan een zaak.

Sjabloon toevoegen als document

Voegt een nieuw document toe op basis van een zaak.

Gebruikersgroep toevoegen

Voegt een gebruikersgroep toe aan de zaak.

Status wijzigen

Wijzigt de status van een zaak.

Betaling's integratie

Activeert de betalingsintegratie zodat er een betaling gedaan kan worden.

Betrokkene koppelen aan zaak

Koppelt een betrokkene aan de zaak..

Verstuur bericht

Verstuurt een nieuwe bericht op basis van een vooraf bepaald sjabloon, in het communicatiegedeelte van de zaak.

Betrokkene ontkoppelen van zaak

Ontkoppelt een betrokkene van een zaak, op basis van de rol / soort betrokkene.

Poststuk aanmaken

Maakt een poststuk aan.

Document verplaatsen

Verplaatst een aan de zaak toegevoegd document van het ene slot naar de andere specifieke plek in de zaak. Men kan kiezen uit item of groep. Het document verplaatst zich of naar een andere documentengroep en maakt een nieuwe plek / slot voor het document aan onderaan. Of het document wordt verplaatst naar een specifiek item / een specifieke plek onder dezelfde of nieuwe groep. Wanneer er al een document staat op de plek van het aangewezen item / documentslot, dan wordt de automatisering niet uitgevoerd.