Post intake

Wanneer je lossen documenten ontvangt kun je de postiname gebruiken. Met de documenten kun je een nieuwe zaak beginnen of het document aan een betaande zaak toevoegen.

TABLE OF CONTENTS

• Post intake mail
• Intake via Document
• Nieuwe zaak starten met een document
• Document aan een bestaande zaak toevoegen

Post intake mail

Emails kunnen naar het zaaksysteem worden gestuurd door middel van de email post intake. Het mailadres vind je onder E-mail ontvangen bij de post intake.

Je krijg het mailadres te zien waar naartoe je kunt mail De email zal in het post intake verschijnen.

Stuur je email naar het bekende adres en deze verschijnt als document in de post intake. Vanuit daar kun je een zaakaanmaken. Zie > Nieuwe zaak starten met een document

Intake via Document

Ga naar Intake

Druk op Post Intake toevoegen

Kies voor een retentie beleid. DIt zal het bewaar termijn zijn voor het document.

Upload het document en druk op Toepassen

Nieuwe zaak starten met een document

Druk op het document wat geupload is

Kies in de dropdown voor Nieuwe zaak aanmaken

Vul de zaakgegevens in die nodig zijn voor het aanmaken van de zaak.

Kies je zaaktype en retentie beleid van de zaak. Dit is niet het retentie beleid van het document.

Druk onder in het scherm op het vinkje om de zaak met het document aan te maken

De zaak met het document zijn aangemaakt

Document aan een bestaande zaak toevoegen

Druk op het document wat geupload is

Kies in de dropdown voor Nieuwe zaak aanmaken

Kies om wat voor een document het gaat.

Let op je moet bij het zaakttype een document groep met document soort hebben toegevoegd om hier een document te kunnen selecteren. Kijk verder onder dit screenshot voor de locatie.

De configuratie van het het zaaktype document vind je onder het onderdeel beheer > zaaktypes > (je zaaktye) > document

Druk onder in het scherm op het vinkje om het document aan te maken bij de zaa

Je krijg eerst nog een waarschuwing, druk op Ja, doorgaan