INHOUDSOPGAVE
Gebruikersgroepen
Gebruikersgroepen zijn groepen gebruikers die samen dezelfde taken uitvoeren en verantwoordelijkheden hebben. Zo kunnen specifieke statussen binnen de zaakprocessen worden aangemerkt als zijnde exclusief toegankelijk voor een bepaalde gebruikersgroep. Ook kunnen op het niveau van de zaaktype configuratie gebruikersgroepen worden gebruikt om aan te merken welke gebruikers er rechten hebben of zelf verplicht zijn om bepaalde stappen te doorlopen en/of bepaalde informatie te kunnen zien.
Ook om het inplannen van de werkvoorraad makkelijker te maken worden gebruikersgroepen gebruikt. De selectie opties van gebruikers wordt kleiner door eerst een gebruikersgroep te selecteren.
Gebruikersgroepen staan dus los van "wat gebruikers wel of niet kunnen" binnen het systeem (rollen en permissies), maar worden gebaseerd op "welke specifieke gegevens en delen van het proces" een gebruiker nodig heeft om zijn/haar werk te kunnen doen. Om dit nog meer te verhelderen; het kan dus goed zijn dat gebruikersgroep a en gebruikersgroep b precies dezelfde soorten acties en handelingen moeten verrichten, maar dat de zaaktypen waarvoor ze dit moeten doen totaal verschillend zijn. Groep a zou de ontvangst en monitoring van schademeldingen kunnen uitvoeren en groep b t ontvangst en de monitoring van aanvragen van nutsvoorzieningen. Beide groepen zouden dezelfde rollen en permissies kunnen hebben, maar het zijn twee gebruikersgroepen die geen baat hebben bij toegang tot elkaars informatievelden, emails, takenlijsten etc..
Via automatiseringen kunnen er mails en notificaties gestuurd worden naar gebruikersgroepen. Zo wordt iedereen die op de hoogte moet zijn van de ontwikkelingen van een bepaald onderdeel van zaakproces, tegelijk bericht.
Nieuwe Gebruikersgroep
Groep toevoegen
Klik in het Gebruikersinstellingen scherm op Gebruikersgroepen.
Ga naar gebruikersgroepen en druk op het + icoon
.
Geef de groep een naam
Druk op volgende en daarna op aanmaken. De groep is direct toegevoegd.
Gebruikers toevoegen
aan een groep
Open de groep en selecteer
het icoon
Voeg de gebruiker toe
Druk op volgende en dan op toevoegen. De gebruiker is nu toegevoegd.
Groepsrestrictie status per zaaktype
Op de gebruikersgroep kun je een statusbeperking per zaaktype configureren.
Ga naar de gebruikersgroep, druk op de TAB Statussen. en druk op het druk op het icoon
Kies het zaaktype en de status(sen) die je wilt gebruiken.
Druk op toevoegen, daarna krijg je onderstaande melding. De statussen zijn nu toegevoegd.
Velden toevoegen
Voor een gebruikersgroep kun je velden toevoegen. Deze velden kunnen worden gevuld op het niveau van de gebruikersgroep zelf. Vervolgens worden de gevulde velden zichtbaar als een soort visite kaartje in iedere zaak waar de gebruikersgroep zichtbaar is. Ook zijn de velden van de gebruikersgroep beschikbaar in de Sjablonen om naar te verwijzen en automatisch naar voren te doen komen in allerhande documenten; mails, notificaties, pdf's etc.
Ga naar de gebruikersgroep, druk op de TAB Velden. en druk op het + icoon
Druk op Toepassen, daarna krijg je onderstaande melding. Het veld is nu toegevoegd.
Behalve de exclusieve toegang tot bepaalde zaakstatussen en de informatievelden die beschikbaar gesteld kunnen worden, zijn er nog veel meer instellingen die betrekking hebben op de gebruikersgroepen. Deze instellingen doe je per zaaktype in het zaaktype beheerscherm.
Vanuit de zaaktype configuratie zijn er meerdere onderdelen waar je gebruikersgroepen rechten op kunt geven. De meerwaarde hiervan is tweeledig. Je kunt afdwingen dat bepaalde processtappen door gebruikersgroepen worden doorlopen en je kunt ook gegevens afschermen van gebruikersgroepen, zodat de omgeving overzichtelijk blijft met het oog op het doel dat je voor ogen hebt.
Lees hierover verder in het artikel:
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren