INHOUDSOPGAVE

• Gebruikersgroepen
• Nieuwe Gebruikersgroep
  • Groep toevoegen
  • Gebruikers toevoegen aan een groep
  • Groepsrestrictie status per zaaktype
  • Velden toevoegen
• Gebruikersgroepsrechten binnen een zaaktype

Gebruikersgroepen

Gebruikersgroepen zijn groepen gebruikers die samen dezelfde taken uitvoeren en verantwoordelijkheden hebben. Zo kunnen specifieke statussen binnen de zaakprocessen worden aangemerkt als zijnde exclusief toegankelijk voor een bepaalde gebruikersgroep. Ook kunnen op het niveau van de zaaktype configuratie gebruikersgroepen worden gebruikt om aan te merken welke gebruikers er rechten hebben of zelf verplicht zijn om bepaalde stappen te doorlopen en/of bepaalde informatie te kunnen zien.

Ook om het inplannen van de werkvoorraad makkelijker te maken worden gebruikersgroepen gebruikt. De selectie opties van gebruikers wordt kleiner door eerst een gebruikersgroep te selecteren.

Gebruikersgroepen staan dus los van "wat gebruikers wel of niet kunnen" binnen het systeem (rollen en permissies), maar worden gebaseerd op "welke specifieke gegevens en delen van het proces" een gebruiker nodig heeft om zijn/haar werk te kunnen doen. Om dit nog meer te verhelderen; het kan dus goed zijn dat gebruikersgroep a en gebruikersgroep b precies dezelfde soorten acties en handelingen moeten verrichten, maar dat de zaaktypen waarvoor ze dit moeten doen totaal verschillend zijn. Groep a zou de ontvangst en monitoring van schademeldingen kunnen uitvoeren en groep b t ontvangst en de monitoring van aanvragen van nutsvoorzieningen. Beide groepen zouden dezelfde rollen en permissies kunnen hebben, maar het zijn twee gebruikersgroepen die geen baat hebben bij toegang tot elkaars informatievelden, emails, takenlijsten etc..

Via automatiseringen kunnen er mails en notificaties gestuurd worden naar gebruikersgroepen. Zo wordt iedereen die op de hoogte moet zijn van de ontwikkelingen van een bepaald onderdeel van zaakproces, tegelijk bericht.

Nieuwe Gebruikersgroep

Groep toevoegen

Klik in het Gebruikersinstellingen scherm op Gebruikersgroepen.

Ga naar gebruikersgroepen en druk op het + icoon.

Geef de groep een naam

Druk op volgende en daarna op aanmaken. De groep is direct toegevoegd.

Gebruikers toevoegen aan een groep

Open de groep en druk op het  icoon

Voeg de gebruiker toe

Druk op volgende en dan op toevoegen. De gebruiker is nu toegevoegd

Groepsrestrictie status per zaaktype

Op de groep kun je een statusbeperking per zaaktype configureren.

Ga naar de groep, druk op de TAB Statussen.  en druk op het druk op het  icoon

Kies het zaaktype en de status(sen) die wilt gebruiken.

Druk op toevoegen, daarna krijg je onderstaande melding. De statussen zijn nu toegevoegd.

Velden toevoegen

Voor een groep kun je velden toevoegen. Wanneer de gebruiker van een zaak van een zaaktype opent en hij de status heeft die hij mag bekijken, kun je een extra veld toevoegen die hij mag invullen.

Ga naar de groep, druk op de TAB Velden.  en druk op het + icoon

Druk op Toepassen, daarna krijg je onderstaande melding. Het veld is nu toegevoegd. 

Gebruikersgroepsrechten binnen een zaaktype

Vanuit de zaaktype configuratie zijn er meerdere onderdelen waar je gebruikersgroepen rechten op kunt geven. De meerwaarde hiervan is tweeledig. Je kunt afdwingen dat bepaalde processtappen door gebruikersgroepen worden doorlopen en je kunt ook