TABLE OF CONTENTS
Klik rechtsboven op je account en kies dan voor Beheer.
Klik in het linkermenu onder het kope Zaken op Zaakptypes
Zoek je zaaktype op en open deze
Je kom nu in het overzicht om je proces in te richten
Tabblad Diagram
Je begint met een leeg diagram bij een nieuw zaaktype. In het diagram zet je de hoofdlijnen neer voor je proces. De stappen die je proces moet doormaken. Je begint altijd met een status en eindig ook weer met een status.
Link in het diagram zie je een snel menu naar tools om het diagram te maken.
Het handje is je basis om een item in het diagram te kunnen selecteren.
Dit is de lasso tool om meerdere items tegelijk te selecteren
Dit is een stap/status in het diagram. Bijvoorbeeld begin status ontvangen
Dit is een Lane zoals in de techniek BPMN. Een lane gebruik je om een afdeling of groep duidelijk te maken in je proces.
Je proces
Je begint met een Lane aan te maken en daarin je stappen toe te voegen. Met de pijtljje achter de stap kun je stappen aan elkaar verbinden
Zorg er voor dat er altijd een Begin en Eind status in het proces dit pas je aan via de instellingen van de stap.
Instellingen Stap
Dubbel klik op een stap om de instellingen van de stap aan te passen.
- Je kan per stap de doorlooptijd opgeven
- Een kleur opgeven
- Aangeven of de stap planbaar zodat via de planning de zaak in de status aan iemand mag toe kennen vanuit de planning.
- On Hold. De zaak staat stil. Doorlooptijd loopt niet verder. De zaak is als het waarde bevroren.
Tabblad Automatisering
Via automatiseringen voeg je de logica (als dit, doe dat) toe aan een stap in het proces. Wat moet je doen als de zaak ontvangen is. Of als er iets gecontroleerd moet worden,
Klik op het + icoon
om een automatisering toe toevoegen
Voorbeeld:
Wanneer je subsidie wilt toekennen voor een aangemaakte zaak. Wil je dat een reden voor de subsidie is toegevoegd.
Daarvoor heb ik een checklist gemaakt in de takenlijst die verplicht ingevuld moet worden bij de stap controleer gegevens. Deze wordt toegevoegd wanneer we naar de stap controleer gegevens gaan.
Vanuit de zaak zelf krijg je dan een melding wanneer je niet de check afvinkt
Tabblad Zaaknummering
Het is mogelijk om de zaaknummer naar wens aan te passen
Prefix:
Komt vooraan het zaaknummer te staan
Jaartal:
Jaartal formaat 23 of 2023
Maximaal aantal cijfers in een zaaknaam
Kies hier het aantal
Post prefix:
Komt aan het eind van het zaaknummer
Tabblad Velden
Hier kun je informatie over de zaak registeren. Zoals het oordeel van een subsidie toekenning, of velden die vanuit een formulier worden gevuld.
Velden worden bij de zaak in de Tab Informatie getoond.
Klik op het + icoon om een veld toe toevoegen
Vul de gegevens van het veld in.
Het is mogelijk om een veld verplicht in te laten vullen. Bijvoorbeeld dat het oordeel van de subsidie verplicht moet worden ingevuld als in de stap beoordeel zit.
Dit regel je op het veld zelf, klik op statusvereiste aanpassen
Vink aan waar het veld verplicht is.
Bij het behandelen van een zaak krijg een melding wanneer je het veld nog niet hebt ingevuld en door wilt naar een volgende status.
Tabblad Belanghebbende
Een belanghebben is iemand of iets met een releatie tot de zaak. Je kan meerdere belanghebbende toevoegen aan een zaak, dit kan handig zijn om bijvoorbeeld een afdeling of persoon een notifcatie te sturen via de automatisering. Zoals een manager die een notificatie willt hebben als een subsidie wordt goedgekeurd.
Tabblad Documenten
Document(stukken) die specifiek bij het zaaktype horen of vereist zijn. Bijvoorbeeld een officiele documenten voor het opbouwen van de subsidie aanvraag.
Voeg eerst een groep door op 
te klikken.
Vul de naam in van de groep en klik op Toepassen
Klik achteraan de groepregel op de 3 bullets. En klik dan op Toevoegen
- Vul de naam in van het document
- Als je een formulieren integratie hebt met Atabase Forms kun je ook een via een formulier het document invullen
- Vul de omschrijving over het document
Via de documentregel kun je opgeven wanneer het document verplicht of zichtbaar is binnen stap in het proces. Klik op statusvereiste aanpassen
Bijvoorbeeld de goedkeuring is beschikbaar in de stap beoordelen.
Afhankelijk of het document zelf moet worden toegevoegd of per formulier wordt gevuld is het zichbtaar in de zaak
Tabblad Takenlijsten
Voor zaak kun je specifieke taken klaarzetten een taak kan verplicht of optioneel zijn. En mag ook een tijdsduur hebben om aan te gegeven hoelang de taak open mag staan.
Een taak voeg je toe om bijvoorbeeld iets te controleren en aan te geven dat dit ook gedaan is. Zoals het controleren van toegevoegde documenten aan een zaak. Controle op rechtsgeldig van de documenten of compleetheid. Met een simpele taak af te vinken dat de handeling compleet is.
Voeg eerst een groep door op te klikken.
Geef de groep een naam
Klik achteraan de groepregel op de 3 bullets. En klik dan op Toevoegen
Vul de gegevens van de taak in en klik op Toepassen
Via de taakregel kun je opgeven wanneer het taakverplicht of zichtbaar is binnen stap in het proces. Klik op statusvereiste aanpassen.
Vink aan wat van toepassing is en klik op Toepassen.
Vanuit de zaak zelf krijg je dan een melding wanneer je niet de check afvinkt als deze verplicht is.
Tabblad Sjablonen
Sjablonen kun je gebruiken om informatie in documenten of notificaties via een standaard manier te formereren.
Klik op het + icoon om een automatisering toe toevoegen
Vul het type in. Bijvoorbeeld PDF om een document aan de zaak toe voegen. En geef de naam op van het document met omschrijving. Klik daarna op Toepassen
Klik daarna op de gemaakte regel
Je komt nu op een pagina om het document te bewerken.
Hier kun je dynamische documenten maken met informatie uit de zaak. Je kan standaard teksten met opmaak toevoegen
Via het V icoon kun je velden uit je zaaktoevoegen en deze gebruiken in je document.
Voeg de velden toe aan het document en sla het document daarna op
Vanuit de zaak zelf kun je nu een sjabloon toevoegen. Bijvoorbeeld bij het document over de goedkeuring
Tabblad Objecten
Objecten zijn bronnen van informatie die je aan een zaak kunt koppelen, Een object kun je zelf maken in de vorm van een Datalijst of een standaard object van het systeem zoals de BAG(Basisregistratie Adressen en Gebouwen) bron. In het zaaktype kun je een standaard object toevoegen. Per object kun je aangeven op welke status een object verplicht of optioneel is. De behandelaar van de zaak kiest afhankelijk van het object een waarde die uit het object terugkomt en koppelt deze aan de zaak.
Let op gebruik je de BAG koppeling? Deze moet je eerst inrichten bij de integraties Account Integraties. Voor BAG heb je een eigen acocunt bij het Kadaster nodig
Met de knop Groep Toevoegen kun je een groep aanmaken binnen de objecten tab. Met een groep kun je onderscheid maken tussen verschillende object bronnen.
Per groep kun je een object toevoegen,
Kies een object en klik op toevoegen.
Vanuit de zaak zelf krijg je de objecten die aan het zaaktype zijn gekoppeld te zien.
Voorbeeld Datalijst Object bij zaak
Voorbeeld BAG object bij Zaak
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren