Introductie producten Atabase Suite

Gemaakt door Mark Duijkers, Gewijzigd op Vr, 4 Apr om 11:25 AM op Timo Timo van Veen

INHOUDSOPGAVE

Welkom bij de Atabase Suite

Welkom bij de Atabase Suite

Onze Suite bestaat uit verschillende (samenhangende) producten om uw werk makkelijker te maken.

Producten binnen de Atabase Suite:

Zaakgericht werken (Atabase Cases)
Digitale formulieren (Atabase Forms)
Manager (Atabase manager)
Portaal (Atabase portaal)
CRM (Atabase Core)
Financiën (Atabase Finance)

De Atabase Suite sluit ook naadloos aan op producten buiten de Atabix Suite.

Zaakgericht werken (Atabase Cases)

Atabase Zaken is een uitgebreid zaakafhandelsysteem waarmee zaakprocessen gebruiksvriendelijk uitgedacht, ingericht, in gang gezet en afgehandeld kunnen worden. Doorgaans is het aan de functioneel beheerder en de processpecialisten binnen uw organisatie om de optimale afhandeling van een melding, aanvraag, klacht of kennisgeving (een zaak) uit te denken. Binnen zaken wordt dit per zaaktype gedaan. Ook kunnen door algemene zaakafhandelingsprocessen die door de overheid reeds zijn uitgedacht direct worden geïmporteerd.

Per zaakstatus in het proces kunnen de volgende elementen worden ingeregeld:

Vele verschillende informatievelden;
betrokkenen; Een aanvrager, een behandelaar en andere vooraf bepaalde betrokkenen zoals gebruikers of gebruikersgroepen en speciaal gedefinieerde functies;
Groepen om documenten in onder te verdelen, documentsoorten, en sjablonen om deze op te baseren;
Takenlijsten en taken om de benodigde werkzaamheden helder en afvinkbaar uit te kristalliseren;
informatieobjecten die bedrijfsbreed van betekenis zijn;

En per zaakproces (voor het hele zaaktype) kunnen ook de nodige eigenschappen worden ingeregeld:

De nummering van de zaken;
De deelzaakregeling;
Het overzicht waarin de zaken van het zaaktype getoond worden;
De archiveringsregeling dat op de zaken van dit zaaktype van toepassing mag zijn;
En vele automatiseringen (processen en gebeurtenissen die doorheen het zaakproces worden ingesteld om vanzelf te worden uitgevoerd).

Door de uitgebreide mogelijkheden om zaakprocessen in te regelen kunnen zaken zeer efficiënt en gebruiksvriendelijk worden afgehandeld.

Binnen een zaak kunnen informatievelden, takenlijsten, documenten overzichtelijk worden ingericht, zodat per status een behandelaar, precies het nodige tot zijn/haar beschikking heeft. Er kan direct via een communicatiegedeelte worden bericht naar de portaalomgeving van de aanvrager en er kan een strakke tijdsmonitoring worden toegepast.

Buiten de zaken bevinden zicht het dashboard, dat iedere gebruiker voor zichzelf kan inrichten om overzicht te bewaren over de zaken, taken en overkoepelende cijfers die voor hem/haar van belang zijn. Er zijn zaaktype specifieke, configureerbare zaakoverzichten onder zaken en ook is het mogelijk om gedetailleerdere en/of zaaktype overstijgende overzichten te maken en te gebruiken onder zaakoverzichten. Berichtgeving die niet via de zaken zelf binnenkomt kan worden gestroomlijnd via de poststukken, waar ook geavanceerde methoden te vinden zijn om, buiten de, al dan niet geautomatiseerde, mails binnen de zaken om, mails en brieven in bulk te genereren en versturen. Wanneer er over een groot aantal zaken dezelfde acties uitgevoerd moeten worden, zijn er projecten om dit te verwezenlijken. Bij de planning kunnen daartoe geschikte zaken en statussen worden ingepland en verdeeld onder gebruikersgroepen en gebruikers. Het archief is de plek waar zaken een bepaald archiveringsbeleid doorlopen en uiteindelijk op de juiste manier zorgvuldig kunnen worden verwijderd. Verder is er nog de kennisbank waar artikelen en uitleg aan kan worden gelegd om medewerkers te helpen bij de werkwijzen en aandachtspunten die voor de organisatie van belang is.

Digitale formulieren (Atabase Forms)

Atabase Digitale Formulieren is een state-of-the-art formulierenbouwmachine waar je door middel van herbruikbare bouwblokken en gemakkelijk aan te maken formulierelementen, formulieren kunt maken die aansluiten op de informatie die nodig is om de dienstverlening van de organisatie mogelijk te maken. Er zijn vele mogelijkheden om door middel van logica aan te geven wat (op basis van de antwoorden van de gebruikers) het te doorlopen pad moet zijn; de flow.

Bij het bouwen kun je gebruik maken van vele verschillende type invoervelden. Ieder invoerveld heeft vooraf bepaalde validatie en "look-and-feel".

Naast de invoervelden zijn er ook verschillende integraties mogelijk om het invullen van gegevens gemakkelijker en sneller te doen verlopen. Zo kun je een BAG of KVK integratie instellen om de selectie van de antwoorden van de gebruiker soepeler te doen verlopen. Ook kun je gebruik maken van zelf aangelegde van tevoren beschikbare informatie, die in Datalijsten is vastgelegd, een andere

Atabase eigen applicatie.

Manager (Atabase Manager)

De manager is de omgeving waar je alle overkoepelende instellingen kunt aanpassen. Je kunt vanuit de manager portalen voor de aanvragers van buiten het systeem inregelen. Je kunt de gebruikers doorheen alle applicaties aanmaken en toegang verlenen. En je kunt Integraties met systemen en API's van buitenaf configureren. De manager is het overkoepelende beheer gedeelte waar de meer technische instellingen beschikbaar zijn.

Portaal (Atabase Portaal)

Het Portaal / De Mijnomgeving van is de plek waar de aanvrager de lopende zaken die voor hem/haar relevant zijn op de voet kan volgen. Ook vind hier communicatie over de zaken plaats.

Vanuit het portaal kunnen ook nieuwe formulieren worden ingevuld en dus nieuwe zaken worden aangemaakt. Dit is in het bijzonder handig wanneer er sprake is van wijzigingsverzoeken of verlengingen van bepaalde reeds lopende/toegekende diensten.

CRM (Atabase CRM)

Het CRM is een uitgebreid klant relatie systeem om alle informatie, lopende zaken, toegang tot eventuele portalen en contactgegevens te managen. Naast "bedrijf" en "persoon" kun je hier zelf entiteittypen instellen. Per entiteit; organisatie of persoon, kun je alles wat hierop van toepassing is in een keer inzien.

Datalijsten (Atabase Datalijsten)

Bij de datalijsten kunnen alle organisatie eigen gegevens die van belang zijn bij het behandelen van zaken, of bij het communiceren naar gebruikers of om te publiceren naar de buitenwereld kunnen worden opgeslagen en beheert.

Je kunt de informatie uit de datalijsten doorheen de verschillende applicatie aanspreken en updaten. Denk aan het aanspreken van een datalijst om een dropdown invoerveld in een formulier mee te bepalen. Of aan het laten terugkomen van (mogelijk dezelfde) een datalijst in de gegevens van een zaak om geupdate te worden naar gelang de zaken van dit type bepaalde stappen doormaken. De hoeveelheid toepassingen van datalijsten is aanzienlijk.